2015.11.18 仕事

【マイナンバー】導入後の年末調整はどう変わる?気になる注意点はこれだ!

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今年の年末調整はマイナンバー対応に!

マイナンバー(個人番号)の国民一人一人への通知が、2015年10月5日からスタートしました。

早い市区町村では、10月20日から発送を開始しているようです。

皆さんのお手元にも、すでにマイナンバーの「通知カード」が届いた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな中、毎年恒例の年末調整の業務が10月ごろからはじまっています。

会社から「マイナンバーの通知が届いたら教えてください」と言われたり、または、さっそく年末調整の書類にマイナンバーを記入する欄があったりという方も多いのではないでしょうか。

実は、今回の年末調整は、マイナンバー制度と非常に関係の深いものとなっているのです。

会社は、マイナンバー制度の開始に伴い、2016年(平成28年)1月以降支払う給与について、源泉徴収票や支払調書にマイナンバーを記載しなければならなくなりました。

そのため、今年の年末調整時に、従業員とその扶養家族のマイナンバーを収集するという作業が必要になるわけです。

会社員にとっての「確定申告」とも言うべき年末調整、今回は、実際にマイナンバーをどう扱うのか、年末調整に加わる変更や注意点について解説します。

 

マイナンバーは税の分野でどのように使われるのか?

個人のマイナンバーは、国税の課税や徴収に関する事務に利用されます。

具体的には、税務署に提出する申告書や源泉徴収票といった税務関係書類にマイナンバーが記載しなくてはならなくなります。

それによって、より正確に効率的に税務関係の事務が行えるようになり、所得をより正確に把握することができるようになるのです。

 

マイナンバーが直接関わってくるのは平成28年分の年末調整から

たとえば、配偶者控除や扶養控除を受けたい場合、マイナンバー制度の開始後は年末調整や確定申告においてその影響が出てきます。

実際、最も早く今回のマイナンバー制度の影響を受けるものは、サラリーマンの「年末調整」でしょう。

年末調整において、一般の従業員は勤務先に対し、「扶養控除申告書」を提出します。

この書類の提出期限は「最初の給与の支払を受ける日の前日」、たとえば、1月20日が給与の支払日ならその前日の1月19日になります。

この期限までに、マイナンバーを記載した扶養控除申告書を提出しなければなりません。

 

新たにマイナンバーが必要になる書類とは?

みなさんが年末調整をする際には、その人によって多少違いますが、次の4つの書類を提出することになっていると思います。

以下では、その4つの書類について、マイナンバー制度が開始するにあたっての変更点や注意すべき点について見ていきます。

 

①給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」は配偶者控除や扶養控除、障害者控除などの控除を受けるための書類で、氏名や続柄、その年の間の所得の見積額などを記入します。

マイナンバー導入にともない、書類にはマイナンバーの記入欄が設けられ、自分のマイナンバー以外にも扶養親族のマイナンバーの記載が必要です。

この書類は、本来、「その年の最初に給与の支払を受ける日の前日までに提出 」する必要があります。

マイナンバーは、2016年(平成28年)1月から運用が開始されますので、会社としては2016(平成28年)1月の給与支払日までに、平成28年分の書類を取得しなくてはなりません。

そのため、平成28年分の『給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書』に、マイナンバーの記載欄が設けられました。

2015年中に平成28年分の書類の提出を受ける場合でも、事前に従業員にマイナンバーを記載してもらうこと自体は問題ありません。

したがって、二度手間にならないよう一緒に記載してもらう会社が多いようです。

 

②配偶者特別控除申告書

これh、配偶者特別控除を受けるため必要な書類です。

配偶者の氏名をはじめ、給与所得や事業所得など所得の内訳を記入し、自分で配偶者特別控除額までを記入する書類です。

マイナンバー制度が開始されれば、この書類にもマイナンバーの記載が必要になります。

この書類も年末調整時に提出してもらう書類の一つですが、今回の「平成27年分」にはマイナンバーを記載する必要はありません

なぜなら、これは平成27年分の所得控除額を記載する申告書なので、平成28年分以降を対象とするマイナンバーとは関わらないからです。

 

③保険料控除申告書

保険料控除申告書は上の「配偶者特別控除申告書」と一緒になっており、「給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書」の右側が保険料控除申告書です。

同じく、今後マイナンバー制度の導入によりマイナンバーの記載が必要になりました。

ただし、上と同じ理由で、今回の「平成27年分」に関してはマイナンバーを記載する必要はありません。

 

④住宅借入金等特別控除申告書

今後、年末調整の書類で唯一マイナンバーを記載する”必要のない”書類が「住宅借入金等特別控除申告書」です。

これは、住宅借入金等特別控除を受けるために必要な書類です。

もちろん、マイナンバー制度開始後も年末調整に必要な書類には含まれていますが、ただ、これまでと同じで特に変更はありません。

 

マイナンバー導入後の年末調整での3つの注意点

以下ではマイナンバー制度導入後の年末調整にあたって注意しておきたい3つの注意点を、マイナンバー制度の基本的にもふれながらみていきます。

 

【1】本人確認が必要となる

マイナンバーを取得する際には必ず本人確認が必要となります。

したがって、マイナンバーを取得する際には、正規の番号であることの確認とその番号提供者が番号の持ち主であることの確認が必要だとされています。

これはマイナンバーが記載されている個人番号カードや、通知カードと運転免許証などを併用することで行います。

本人確認は、原則として、

  1. 個人番号カード
  2. 通知カードと運転免許証等
  3. マイナンバー(個人番号)の記載された住民票の写し等と運転免許証等

のいずれかの方法で確認する必要があります。

上記のように、通知カードの代わりに、マイナンバーが記載されている公的書類(住民票の写しなど)で個人番号を確認して、運転免許証で身元確認をするということもできます。

年末調整の場合、扶養控除等申告書に記載して提出するマインバーに関しては、扶養家族の本人確認を、実際に扶養している従業員が行うこととされています。

ただ、会社によっては、扶養家族がいる場合の家族の本人確認は省略されることもあるそうです。

くわしくは勤務先に確認してみるとよいでしょう。

 

【2】マイナンバーの利用目的を必ず明示される

マイナンバーを利用する際には、必ず本人に対して利用目的を明示してから収集・利用しなくてはいけません。

したがって、今回の年末調整の書類にはマイナンバーを「年末調整に利用する」と明記されているはずです。

さらに、その利用目的の範囲から逸脱しないように、会社内でマイナンバー運用のシステムやルールづくりをする必要があります。

もちろん、これは年末調整の場合も同じで、例えば、配偶者特別控除申告書に必要なマイナンバーを「年末調整のために利用する」と明示しているにもかかわらず、それを社会保険や年金の手続に利用するのはNGです。

ただし、同じ書類に記載したマイナンバーを「年末調整や社会保険の手続きに利用する」など、複数の利用目的を明示することは可能です。

 

【3】マイナンバーの厳格な管理を要求される

会社は、取得した従業員のマイナンバーを適切に管理しなくてはなりません。

もちろん、年末調整でも例外はありません。

もし漏洩させたり、紛失してしまうと、管理監督責任体制に問題があるとして、特定個人情報保護委員会によって業務改善に関する勧告や命令をうけてしまいます。

さらに、この命令に従わないと、情報漏洩が起こっていなくても、2年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金が科されます。

そうならないためにも、【2】で挙げたようなシステム・ルール作りをすることが重要となります。

 

通知カードが届かない!!でも、年末調整はどうにかなりそう

11月に入り、年末調整の事務が始まっているところも多いかと思います。

しかし、肝心のマイナンバーがいまだに手元に届かず、不安になりはじめている人も多いようです。

報道によると「通知カード」が11月11日現在で、全体の1割しか家庭に届いていないことが明らかになりました

もともと、政府は11月末までに番号通知カードの配布を終えたい意向でしたが、このままですと、配達が12月以降にずれ込む可能性が強まっています。

それに加え、今回の年末調整で会社側に提出する書類に、来年分の扶養控除申告書にマイナンバーの欄が新設されており、さらに焦りを増していることかと思います。

しかし、安心してください。

実際のところ、2015年内に提出する書類には個人番号を記載する義務はありません。

(Q)平成27年中に扶養控除等申告書に個人番号を記載しても差し支えないとのことですが、従業員がまだ通知カードを受領していない場合はどうすればよいですか。

(A)平成27年中に提出する扶養控除等申告書については、法令上、個人番号の記載義務はありませんので、提出の時までに従業員に通知カードが届いていない場合には、個人番号欄は空欄で構いません。

【引用元:(国税庁)https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm

このため、会社側が個人番号の記載を求めても、年内の提出時までに通知カードが届かない場合には、個人番号欄は空欄で提出しても大丈夫です。

これらは、会社によって対応が違ってくると思うので、会社からの指示に従うのが良いでしょう。

また、今後の年末調整では「給与所得者の不要控除等(異動)申告書」に扶養家族全員のマイナンバーが必要になりますので、奥さんや子どものマイナンバーも把握しておくようにするとよいでしょう。

ただし、一度通知されたマイナンバーは一生使い続けることになりますので、それらの取扱いには十分気をつけてください。

 


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※ 希望日本研究所 第8研究室

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