2016.03.24 仕事

失敗から学んだプレゼンの7つのコツ

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失敗は成功の源、経験から学んだプレゼンのコツ

プレゼンにはコツなどないという人もいます。

確かにプレゼンをする内容は、仕事によって、クライアントによって様々です。

私も大学の時代から四半世紀、多様な業種の民間企業、霞が関の官公庁、地方自治体から永田町に至るまで様々なところで、様々の物事について説明し、失敗を重ねてきました。

その様々な失敗を思い返してみると、プレゼンの内容に作用されないコツのようなものがあると思えるようになってきました。

また、個人が検索により膨大な情報アクセスできるようになり、プレゼンの方法も大きく変わりつつあると感じています。

ここでは、その失敗から学んだプレゼンのコツを備忘録代わりに書いていこと思います。

 

従来のプレゼンの常識は非常識、聞き手の立場に立ったプレゼンを

まずプレゼンには3つの段階がありそれぞれに失敗ポイントとそれを避けるコツがあります。

私が学んだ失敗ポイントは、一見「正しいように見える」ものばかりです。

実際にプレゼンの指南書には「ここがポイント」として指摘されている内容もあります。

しかし、大きな組織に限って、組織内の常識は非常識です。

あなたの会社、役所では通用しても一歩外に出れば通じません。

そして多くの人がプレゼンが上達しないまま歳をとってしまい、それを部下に教える悪循環が起こっているようです。

私の経験からは、プレゼンのスキルと会社の大きさは反比例します。

 

まずはおちいってはいけない、プレゼンの7つの失敗ポイントを整理してみました。

【資料作成段階】
1.言葉の定義・前提条件からまとめに向かう親切な説明資料作り
2.できるだけ多くの情報準備・整理
3.箇条書きで論点整理。分かりやすい表づくり、根拠となる数字の根拠の明示

【プレゼン中】
4.会場の後ろまで聞こえるように声を張って報告しましょう
5.説明すべきポイントを絞って起承転結でしっかり報告しましょう
6.流れるような説明を

【プレゼン後】
7.質問が出ないようにもれなく説明しましょう!

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経験から学んだプレゼンのコツ1:
作った資料は逆から使う

聞きましょう!と意気込んでいる相手にしか伝わらないプレゼンでは意味はない

今でも学会や霞が関などで見かける論文タイプのプレゼンです。

報告書としてまとめるならば、言葉の定義・前提条件から書きはじめ、最後のまとめという流れになります。

それをそのままパワーポイントに並べるやり方です。

聞きましょう!と意気込んでいる相手に対しては、もし先方が最後まで寝ていなければ有効です。

最初に目次まで入れて、右肩の部分にいまどこを説明しているかの目印を入れるなどの工夫もありましたが、眠いものは眠いのです。

しかし提案や結果を求めているクライアントは、5分もしないうちに飽きてしまいます。

あとはイライラ、始めの5分であなたのプレゼンは悪印象を与えます。

その後は携帯でメールチェックなどなど。

プレゼンは短時間で、結論を伝えるものです。

聞き手はすっかり飽きさせたらアウトです。

 

作った資料は逆から使う

プレゼンは、提案や結果を知らせるものです。

ならばズバッと結論を伝えましょう!

 

初めから飽きられて悪印象なら、先に結果を伝えましょう。

それでダメなら、その提案はどっちにしろクライアントの心には刺さりません。

この解決のコツは簡単です。
作った資料を逆に並べてください。

作った資料を逆に並べて筋が通るようにしてみてください。

これでプレゼンの骨格は決まりです!

 

「なんでそうなるんだ?」ともしクライアントが食いついたら成功です。

あとは相手の質問に答える形のプレゼンに変更します。

 

説明時間が余ることが心配ですか?

もし良いプレゼンなら、多くの質問が来るものなので、むしろ全体の時間は不足するはずです。

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経験から学んだプレゼンのコツ2:
どれだけ少ない資料に凝縮して説明できるかが勝負!

できるだけ多くの情報準備して説明、それは情報過多 TOO much!

30分のプレゼンでパワーポイント50枚、パワーポイントが流行り始めた当初はこんなのは当たり前でした。
さすがに行き過ぎでなので1枚2分とも言われていますが、実はまだ多いのです。

情報が多ければ多いほど、ノイズも多く、先方は何を説明されているかわからなくなります。

 

どれだけそぎ落とせるのか?がよいプレゼのコツ

人間は認識できることには限りがあります。プレゼンの資料は実際10枚くらいが相手が覚えていられる限界ではないでしょうか?

 

あなたが優秀なら要点を抑えた資料を始めたら用意することができるでしょう。

 

しかしこの手の記事を参考にしようとしているなら、あえて霞が関タイプで作成し、それを逆に並べて(コツ1)、まずは不要なものをそぎ落としましょう。

残ったものをできるだけ少ない資料に凝縮していけば、質の高いプレゼン資料になるはずです。

その際、字を小さくしてはいけません。

プレゼン資料は完成に伴って字が大きくなるものです。

 

また、大きな組織ではプレゼンの相手が決定権を持っていない場合も多くあります。

あなたの資料で、プレゼンを聞いた人がさらに上司に説明することを考えると、資料が少ないことが説明のブレを最小限にとどめることになります。

 

ちなみに、鉄の女と呼ばれたサッチャー首相は、どんな重要なことでもA4で1枚以下のものしか見なかったといわれています。

国家的な大事でも、A4で1枚ならば、あなたの資料はもっとそぎ落とせるはずです。

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経験から学んだプレゼンのコツ3:
聞き手は文字を読みません!もし読んでいたならあなたのプレゼンは聞いてはいません!

箇条書きで論点整理。分かりやすい表づくり、根拠となる数字の根拠は明確に!では聞き手に不親切

極論を言えば、細かい数字はプレゼンの資料には必要ありません。

実際には、会場が大きければ見えません。

箇条書きの論点整理、表、根拠数字は参考資料で必要ですが、プレゼンでは質問等の対応で使うものです。

あなたの話を聞いている人は文字を読まないものです。

もし読んでいるならあなたの説明は聞いていません。

 

聞き手は、文字を読まないのが前提です

聞きましょう!と意気込んでいる人以外は基本的に文字を読みません。

それがプレゼンの前提です。

文字より、模式図、ざっくりしたグラフ、写真などの印象が心に残るのです。

パット見の印象で内容を伝えることが大切です。

相手の聞きたい端的な解決方法と成果の数字以外は見られません。

あとはグラフやイメージ図を如何にうまく使うかが基本です。

いくつかの傾向を模式図などにできれば、説明資料を大幅に減らせます。

また、軸の上限を代えるなど、グラフのトリックで相手誘導することもできます。

 

私の師匠の一人にプレゼンの上手な人がいました。

その人は、国家レベルのプロジェクトを、手書きの曼陀羅のような図をたった1枚だけ模造紙に拡大し、それだけで関係者全員を調整していました。

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経験から学んだプレゼンのコツ4:
あなたは自分の説明の声を聞けていますか?

会場の後ろまで聞こえるように声を張って報告しましょうはNG

大きな声で話せは良いというものではありません。

声の強弱は、重要度を相手に伝えます。

なので、ずっと大きな声で話していては、相手はどこが重要なのか分からなくなってしまいます。

 

「自分の声を聴く」これがプレゼンの話し方です

では何を目安に話せばよいのでしょう?

私は、自分の声を聞くことを心がけています。

大きな声を出し過ぎていると自分の声は聴きづらいものです。

また、早口で話していると、同様に自分の声は聴きづらいものです。

会場が広ければマイクがあるものです。

 

自分の声を聴きながら話せれば、相手にわかりやすくゆっくり、そして強調したい部分を強く相手に伝えることができます。

 

オーケストラやコーラスでは、回りの楽器の演奏や声を聴くことがハーモニーを作り出す基本と言われています。
また、声に出すと学習効果が高まるのは、自分で聞くからとも言われています。

是非あなたも試してみてください。

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経験から学んだプレゼンのコツ5:
プレゼン会場ではあなたはストーリーテラーです

説明すべきポイントを絞って、起承転結でしっかり報告しましょう!では聞き手はついてきません。

プレゼンを聞くのは退屈なことが多いものです。

それは相手の聞きたいこととと、あなたの伝えたいことにギャップがあるからです。

 

実際にプレゼンの場に臨んだら、プレゼンはもはや説明や報告をするのではありません。

報告ならば一分で十分ですし、報告書を読めばわかるならプレゼンをする必要はありません。

 

あなたはストーリーテラー(語り部 かたりべ)、昔話を語るようにするのがコツ

相手が楽しめないなら、それはもはや「プレゼント」ではありません。

プレゼンの語源はプレゼントです。

 

私は、プレゼンでは語り部(かたりべ)になったつもり、昔話を子供にするイメージを持つようにしています。
ちょっと前なら、周りに人が集まって話を聞く、紙芝居のイメージです。

なぜみんなは話を聞くのか?

そこにはストーリーがあるからです。

落語でも講談でもストーリーが無ければ間が持ちません。

 

あなたのプレゼンには「お話」としてのストーリーがあるでしょうか?

起承転結のおとぎ話はあまり聞いたことがないので、この展開はプレゼン向きではありません。

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前の何人かを決めて話してみるのもコツ

大勢の人前で話すのは、なかなか緊張します。

ならば、一人あるいは数人を決めてしまい説得してみましょう。

 

ちなみに自分の右側に座っている人は比較的好意的です。

左側は批判的だといわれています。

自信がない時は、右側の前から三分の一くらいの誰かを。

少し攻めるときは左側から選んでみてください。

 

逆に、大学の講義はこの方法で流れをコントロールすることができます。

比較的前に座り、うなずく、わからない表情などを少しオーバーアクションで行うと、自然と教員はこちらに注目し、講義のペースに自分に合わせてくれるものです。

是非試してみてください。

 

経験から学んだプレゼンのコツ6:
「つかみ」・「くすぐり」・「間」・そして「落ち」

流れるような説明で、一気呵成にたたみかける

実は、話し上手な人にありがちなミスです。

緊張していると人間は早口に話すものです。

そして緊張していることが相手に分かってしまえば、その不安感が提案自体の不安感に間違えられてしまうかもしれません。

 

「つかみ」・「くすぐり」・「間」・そして「落ち」

自身をもっている印象を相手に与えることは、交渉・信頼関係の面で非常に重要です。

リラックスして、ゆっくり話すことが大切です(コツ4)。
さらに、笑いを取ることができれば、あなたの提案は相手に印象深くなります。

コツ5であなたはストーリーテラー(語り部)ですと説明しました。

あなたのプレゼンが、楽しい・愉快な話ならなおさら有効です。

 

落語では、まず相手の注意を喚起する話をします(「つかみ」)。

プレゼンで「つかみ」が成功すれば、半分は成功したも同様です。

時事ネタ、ちょっとした役立つ話、地方なら街の印象などで聞き手を引き付けてください。

内容と合っているに越したことはありませんが、少しくらいずれていても大丈夫です。

 

そして、話の「間」を大切にします。

話と話の間のほんのちょっとした時間の空白が話を聞き安くし、相手の理解の時間ともなります。

さらにあなたが聞き手の反応を見て、感じる時間でもあるのです。

 

また、ちょっとおもしろいことを時々入れていきます(くすぐり)。

相手が大うけするのを狙ってはいけません、聞こう(笑おう)とするように小さななジャブを送るのです。

相手の共感を少しづつ得ながら話に引き込まなくてはなりません。

 

さらに、落語には「落ち」があります。

プレゼンも今までの説明を振り返って、始めに宣言した提案をもう一度アピールしましょう!

 

あなたは、資料作りに忙殺されて、プレゼンで最も重要なプレゼンテーションの練習を怠ってはいませんか?

「つかみ」「くすぐり」「落ち」を周到に準備しなければ、クライアントの心をつかむことはできません。

 

ちなみに、世の中には「プレゼン屋」なる商売が実在します。

数億円以上のコンペなどでは、プレゼン指導から、好青年と美人アシスタントの出張サービスもありました。

たかがプレゼン、されどプレゼンなのです。

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経験から学んだプレゼンのコツ7:
あなたがしてほしい質問をプレゼンで誘導できますか?

質問が無くってよかった?

質問は理解度の証です。

質問がないのは、理解されていない、興味を持たれていないからです。

なので質問が出なければ、プレゼンとしては失敗かもしれません。

 

質問を誘導できるようなプレゼンを

もし、聞き手が、クライアントが、あなたの話に興味を持ったのなら、必ず質問が出ます。

なので、出るはずの質問が来るかどうかが、プレゼンの良し悪しを判断するリトマス試験紙のような役割を果たします。

 

もし企画の最も工夫した部分を、質問に答える形でアピールできれば、相手の心に深く訴えることができるはずです。

 

そこまで作為的ではなくても、相手に質問を促すことができるように考えるということは、相手の立場で説明することにつながるのです。

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まとめ

提案書・報告書の説明としてプレゼンをとらえると失敗します。

もちろん内容は良くても、プレゼンに失敗すれば、相手は提案を受けてくれないでしょう。

プレゼンは全くの別物なのです。

だから、すべてを説明する必要はありません。

要は相手に、提案をプレゼントして、喜んでもらえるかにかかっています。

まして、プレゼンの場であなたの手間暇をアピールする必要は全くありません。

そのプレゼンであなたは相手の望んでいるものを提案できたでしょうか?

 

長時間、人に話を聞かせる話芸が日本には多くあります。

落語・講談・義太夫宇・漫談・・・・実に優れたテクニックがちりばめられています。

プレゼンのコツをつかもう!と思って聞いて見てください。

そこには全く違う話芸の世界が現れるはずです。

是非、あなたも参考にしてみてください。

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